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電話予約だけのお店がネット予約を足すときの順番
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予約サービスを選ぶのは、実は後半です。
電話を残したまま始めるための順番を、図で確かめてみましょう。
「ネットでも予約できるようにしたい。でも、何から始めればいいのか分からない。」
そう考えたとき、まず予約サービスの比較から始める方が多いと思います。ところが、サービスを決めてから「電話の予約とどうやって合わせるの？」「誰が通知を見るの？」と困ることも少なくありません。
この記事では、今は電話で予約を受けているお店が、ネット予約を足すときの順番を5つに分けて紹介します。「足す」と書いたのは、電話をやめる話ではないからです。電話が便利なお客様には、これまでどおり電話で予約していただけます。
01今の予約の流れを書き出す
最初にするのは、今の予約がどう流れているかを書き出すことです。次の3つを、紙に箇条書きするだけでかまいません。
- お客様はどこから来ているか（チラシ、紹介、情報サイト、Googleマップなど）
- どうやって受けているか（電話、店頭、LINEなど）
- 受けた予約をどこに書いているか（手書きの台帳、カレンダーアプリ、頭の中など）
書き出してみると、「お客様はこのサイトを見て電話してくる」「台帳は奥さんが管理している」といった、普段は意識していない流れが見えてきます。この流れが、あとでネット予約の入口をどこに置くか、通知を誰が見るかを決めるときの土台になります。
02予約の置き場を1か所に決める
ネット予約を足すと、予約の入り口が2つになります。このとき気をつけたいのが、同じ枠に電話とネットの両方から予約が入ってしまうことです。
防ぐには、「すべての予約を最終的にどこで見るか」を先に決めておきます。考え方は大きく2つです。
- 電話で受けた予約も、予約サービスの管理画面に入力する
- ネットで入った予約を、今の台帳に書き写す
どちらが合うかは、お店の方がふだん何を見ているかで変わります。スマホの操作に慣れていれば前者、紙の台帳がいちばん確実という場合は後者、という選び方もあります。大切なのは、「ここを見れば全部分かる」場所を1つにすることです。
03ネットに出す枠を決める
空いている枠を、すべてネットに出す必要はありません。
- 常連のお客様や、当日の問い合わせのために、電話用の枠を残しておく
- 最初は週末だけ、決まったメニューだけをネットに出す
- 準備に時間がかかる内容は、ネットでは「相談の申し込み」だけにする
このように、少しずつ出していく方法もあります。始めてみて、無理がなければ枠を増やせばよいのです。
あわせて、「ネットで送信したら予約が決まるのか、お店からの連絡で決まるのか」も決めておきます。この違いは、別のコラム「電話・LINE・予約フォーム、うちのお店にはどれが合う？」で図にしています。
04予約が届く先を決めて試す
ネットで予約が入ったとき、その知らせがどこに届き、誰が見るのか。ここがあいまいなまま始めると、「予約が入っていたのに気づかなかった」ということが起きます。
- 通知が届くメールアドレス（お店の誰が見ているアドレスか）
- 通知を確認する人と、確認するタイミング（朝・昼休み・閉店後など）
- お客様への確認の連絡を、誰がどの方法で送るか
決めたら、公開する前に自分で1件、予約を入れてみてください。お客様の画面でどう見えるか、通知が本当に届くか、迷惑メールに入らないか。実際に試すと、案内文の分かりにくいところにも気づけます。試しに入れた予約は、忘れずに取り消しておきましょう。
また、予約サービスのアカウントは、お店の名義で作っておきましょう。
制作を頼んだ人の名義で作ると、あとで設定を変えたいときや、担当者が替わったときに困ることがあります。名義の考え方は、「ドメインとサーバーが誰の名義か、自分で調べる方法」でも紹介しています。
05お客様の通り道に入口を置く
ここで、01で書き出した「お客様はどこから来ているか」が役に立ちます。ネット予約の入口は、お客様がすでに見ている場所に置くのが近道です。
- ホームページや、よく見られている情報サイトのお店のページに「ネットで予約する」ボタンを置く
- お店や置き場所のあるチラシに、予約ページのQRコードを載せる
- Googleマップのお店の情報に、予約ページのリンクを入れる
そして、入口のそばには「お電話でのご予約も承っております」と書き添えます。スマホの操作が苦手な方や、急ぎの方が、迷わず電話を選べるようにするためです。
はじめての方向けに、画面の順に沿った「ネット予約のしかた」を1枚用意しておくと、お客様からの「どうやるの？」という問い合わせにも案内しやすくなります。
06実際の進め方の例
しるべーじゅがお手伝いした遊漁船の竹宝丸さまでは、ご予約はすべて電話で受け、手書きの台帳で管理されていました。海の上では電話に出られない時間があります。そこで、電話はそのままに、ネット予約の入口を足しました。
- 予約サービスのアカウントは、船長さん・奥様と同じ画面を見ながら、船の名義で開設
- 予約が入ったらどこに届くか、誰が見るかを決め、実際に受信できるかを試す
- お客様がよく見ている釣り情報サイトのお知らせ欄に、予約ボタンを設置
- 釣具店や船に置くQRコードつきの案内と、「ネット予約のしかた」のページを用意
- 電話予約はなくさず、案内文にも必ず書く。ネットに出す枠は船長さんが決める
この記事の5つの順番は、こうした実際の作業をもとにまとめたものです。お店によって合うやり方は変わるので、全部をそのとおりに進める必要はありません。
始める前に確かめたい5つのこと
予約サービスを選ぶ前に、次の5つに答えられるか確かめてみてください。
- お客様がどこから来ているか、書き出せる
- すべての予約を見る場所が1つに決まっている
- ネットに出す枠と、電話用に残す枠が決まっている
- 予約の通知を見る人と時間が決まっている
- 入口を置く場所と、電話でも受けることの書き方が決まっている
答えにくいところがあれば、そこから一緒に考えることができます。なお、ネット予約を足したからといって、予約の数が必ず増えるというお約束はできません。お店とお客様の両方が無理なく使える形を、まず整えることを大切にしています。